La législation européenne en matière d’emailing est un sujet important pour toutes les entreprises qui souhaitent développer leur activité en ligne. En effet, depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018, les règles en matière de traitement et de gestion des données personnelles ont été considérablement renforcées. Dans ce contexte, il est essentiel pour les entreprises d’être informées des dispositions légales qui encadrent la prospection par email, notamment l’obligation d’obtenir l’accord préalable du destinataire avant d’envoyer tout message commercial. Cette réglementation européenne complète et renforce la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 en France. Dans cette introduction, nous allons donc examiner plus en détail ce que dit la législation européenne concernant l’emailing et quelles sont les obligations légales qui incombent aux entreprises en la matière ?
La prospection par email après le RGPD : comment concilier respect de la réglementation et efficacité commerciale ?
La question de la prospection par email après l’entrée en vigueur du RGPD peut être source d’inquiétude pour les entreprises cherchant à développer leur activité commerciale en ligne. Cependant, il convient de préciser que la prospection par email à proprement dit est déjà interdite depuis un certain temps, contrairement au démarchage téléphonique qui est toujours autorisé dans certaines conditions.
Il est important de noter que le RGPD vise à donner aux individus un plus grand contrôle sur l’utilisation de leurs données personnelles. Ainsi, le cadre d’application du RGPD se concentre davantage sur la manière dont les données sont utilisées plutôt que sur la prospection en elle-même.
Malgré cela, il est tout à fait possible de continuer à pratiquer la prospection, que ce soit par email ou par téléphone, à condition de respecter certaines règles et bonnes pratiques imposées par les différentes obligations légales. En effet, il est nécessaire d’obtenir un consentement explicite du destinataire avant de lui envoyer tout message commercial par email. Vous pouvez alors continuer à faire de la protection avec votre logiciel emailing. D’ailleurs, en consultant ce site, vous découvrirez davantage sur ce dispositif.
Il est également important de veiller à la qualité des données utilisées et de fournir des informations claires sur la manière dont les données seront utilisées. En respectant ces règles, la prospection par email peut donc être une stratégie de développement commercial efficace et légale.
RGPD : quelles sont les conséquences concrètes pour votre entreprise ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a eu un impact significatif sur les entreprises, tant directement qu’indirectement. En effet, l’une des exigences les plus importantes est l’intégration d’un délégué à la protection des données (DPO) dans certaines entreprises. Ce responsable est chargé de garantir que la gestion des données à caractère personnel des clients est en conformité avec les directives du RGPD concernant la collecte et l’utilisation de ces données.
Une autre exigence du RGPD est la mise en place d’un registre des traitements de données dans l’entreprise. Cette mesure est obligatoire pour les entreprises de plus de 250 salariés et vise à établir l’origine et la finalité de chaque donnée collectée.
Le consentement explicite est également une exigence importante du RGPD. Les entreprises qui collectent des données personnelles de leurs prospects doivent obtenir un consentement explicite et clairement notifier le client de la collecte de ces données. Il est impératif que l’entreprise conserve la preuve du consentement pour éviter toute sanction.
Il est recommandé d’appliquer le principe du double opt-in, qui implique une double validation de la demande d’inscription à une newsletter ou à des informations commerciales. Cela peut être réalisé par une case à cocher sur le formulaire d’inscription, suivie d’une confirmation par courrier électronique.
Le RGPD a des impacts significatifs sur les entreprises, notamment en matière de protection des données personnelles des clients et des prospects. Les entreprises doivent donc être en conformité avec les différentes obligations légales et adopter de bonnes pratiques pour éviter toute sanction. En tant que dirigeant d’une société, vous devez aussi savoir ce que vous devez faire pour vos employés s’ils souffrent de douleurs dorsales au travail. Vous devez par exemple l’encourager à aller chez le médecin.
Préparez-vous à l’entrée en vigueur du RGPD avec ces conseils utiles
L’entrée en vigueur du RGPD suscite de nombreuses interrogations quant à la mise en œuvre de ses principes. L’un des points les plus flous concerne la matérialisation des preuves du consentement des utilisateurs. Afin de vous aider à vous préparer, voici quelques conseils à mettre en place :
Tout d’abord, évaluez la compatibilité de vos listes de contacts avec le RGPD en vous posant quatre questions importantes. Avez-vous obtenu un consentement explicite de vos contacts B2C pour l’envoi de vos emails via un formulaire opt-in ? Cette autorisation est-elle distincte et spécifique à chaque usage que vous en faites ? Êtes-vous en mesure de prouver le consentement explicite de vos contacts ? Enfin, votre liste contient-elle des adresses de mineurs, sachant que les enfants de moins de 16 ans ne peuvent donner leur consentement sans l’autorisation de leurs parents ?
Ensuite, assurez-vous que vos procédures actuelles en matière d’accès des utilisateurs à leurs données personnelles sont à jour. Pour cela, il est essentiel de revoir vos clauses de confidentialité ainsi que les textes de vos formulaires opt-in pour que vos utilisateurs soient informés de l’utilisation que vous faites de leurs données. Vous devez également mettre en place une procédure permettant à vos utilisateurs de demander une copie, une modification ou un effacement de leurs données. Enfin, vous devez prévoir une procédure permettant à vos utilisateurs de s’opposer au profilage ou à une prise de décision automatisée les concernant.
Enfin, vous devez vous assurer que vos prestataires sont conformes au RGPD, car la nouvelle législation prévoit une responsabilité commune des entreprises et de leurs prestataires qui hébergent leurs données. Pour ce faire, vous devez dresser une liste de tous vos prestataires et services cloud qui hébergent vos données, leur demander s’ils sont conformes au RGPD. Procédez à une évaluation des prestataires concurrents qui ne seront pas en mesure de se conformer aux normes établies.
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Conclusion
En résumé, la mise en place des actions énoncées ci-dessus vous permettra de vous conformer à la nouvelle législation. N’oubliez pas que l’entrée en vigueur du RGPD est prévue pour le 25 mai 2018, et que l’opt-in deviendra la seule façon légale de recueillir l’autorisation de vos contacts pour utiliser leurs adresses email. Enfin, le responsable de traitement doit tenir un registre des différentes catégories de personnes dont il traite les données et de la nature du traitement.